Le chantier de simplification des processus de l’état a débuté le 1er janvier 2017. Elle a obligé les acteurs du marché public à dématérialiser leurs factures grâce au portail Chorus Pro. La volonté de simplifier les relations entre fournisseur et client est en marche et deviendra progressivement obligatoire de 2024 à 2026 pour l’ensemble des entreprises.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
La facture dématérialisée est aussi connue sous le nom d’e-facture ou de facture électronique. C’est tout simplement la création d’une facture transmise par voie électronique. Pour qu’elle soit conforme, la facture électronique doit garantir les trois éléments suivants :
- L’authenticité de son origine (identification de l’émetteur),
- L’intégrité du contenu (non modifiable),
- La lisibilité tout au long du processus de facturation avec une conservation des factures pendant 6 ans.
La facture dématérialisée ne change en rien les mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture (voir art- L.441-9 du Code du commerce).
Quels seront les bénéfices pour l’entreprise une fois la facture électronique mise en place ?
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Elle simplifie et fluidifie les relations entre fournisseur et client
La dématérialisation de vos factures implique l’acquisition d’outils plus performants et l’optimisation des processus permettant un gain de productivité. C’est grâce à l’automatisation de la relation client/fournisseur, que les échanges de factures entre les parties vont être plus rapides. De plus, les données comptabilisées seront plus fiables si leur intégration se font automatiquement dans votre système de gestion.
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Elle permet un meilleur respect des délais de paiement
Les PME bénéficieraient d’un supplément net de trésorerie de 16 milliards d’euros si aucun retard de règlement n’était constaté. En plus, la traçabilité et le suivi des factures clients permettent de réduire les délais de paiement. En effet, le fournisseur est informé de la bonne réception de ses factures chez ses clients et peut, dans certains, cas suivre l’avancement de leur traitement.
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Elle accélère les délais de paiement pour améliorer votre trésorerie
En simplifiant et en sécurisant les échanges avec les sociétés d’affacturage, la facture électronique réduit les coûts de traitement et le risque encouru par ces dernières. Cette simplification facilite donc le recours à la cession de créances et contribue à une optimisation de la trésorerie des entreprises.
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Elle sécurise les envois de facture et leurs traçabilités
Il est conseillé d’archiver l’ensemble de vos factures dans un coffre-fort électronique sécurisé et consultable en ligne (24h/24). Cette bonne pratique permet de garantir l’intégrité des factures dans le temps, puis, rend possible une consultation instantanée des documents depuis un ordinateur ou une tablette.
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Des gains de productivité
L’optimisation et l’automatisation du traitement des factures est estimé à 20 milliards d’euros par le Forum National de la Facture Électronique. Ce gain se répartit entre le fournisseur qui émet la facture, pour 1/3, et le client qui doit la régler, pour les 2/3 restants. À l’échelle de l’entreprise, le passage à la facture électronique diminuerait le coût de traitement d’environ 60 %. Ce résultat s’obtient notamment grâce à :
- la simplification des relances
- la raréfaction des litiges
- au rapprochement automatisé des factures
- la traçabilité de leur traitement
- à un accès instantané aux documents archivés.
2,5 milliards de factures échangées chaque année
15% des factures sont électroniques
94% des entreprises déclarent encore envoyer des factures au format papier
10 à 15 jours : Durée moyenne du temps de traitement des factures
60% de réduction moyenne des coûts de traitement des factures
Calendrier légal
Pénalités et sanctions liées à la facture électronique
A partir de 2024, en cas de facture électronique non conforme, l’entreprise pourra être sanctionnée d’une amende pénale à hauteur de 50% des sommes qui auraient dû être facturées. L’amende peut être cependant réduite à 5%, s’il est prouvé que ces sommes ont été régulièrement comptabilisées.
Remarque : la facture électronique participera également à la lutte contre la fraude à la TVA, qui pourra être remise en question par l’administration.
Quelques chiffres :
- 10000 entreprises connectés dans le monde
- + de 1000 projets de dématérialisation
- 300 millions de flux échangés/an
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Au sommaire :
- Présentation de la facture électronique
- Les formats de la facture électronique
- Les avantages de la facture électronique
- Le calendrier légal de la facture électronique
- Sage s’engage pour la facture électronique
