Le télétravail obligatoire est maintenu jusqu’au 2 février pour des raisons sanitaires et nous savons qu’il sera fortement recommandé de le continuer après cette date. Il semble donc s’imposer durablement en entreprises et ces dernières doivent s’en accommoder, tout en maintenant des conditions sociales, managériales, organisationnelles, collaboratives… pour garder une attractivité à tous les niveaux.
Entre bénéfice ou contrainte, le télétravail est vécu différemment en fonction de chacun, mais il est certain que l’entreprise à un rôle essentiel à jouer, car elle doit être garante du bien-être au travail.
Comment concilier bien-être au travail en étant à domicile ? Comment équilibrer sa vie professionnelle et personnelle alors que les frontières sont floues ? Comment rester motiver quand on est seul chez soi ? Comment lutter contre l’isolement quand le besoin de se retrouver physiquement est impossible ?
Autant de questions qui doivent être prises au sérieux par les entreprises, afin que chacun puisse jouer son rôle dans l’organisation. Pour ce faire, nous avons interrogé Eric Sanchez, DRH externalisé pour nous aider à y voir plus claire sur le sujet et vous apporter quelques conseils pouvant être mis en place facilement et rapidement. Selon lui, la réussite du télétravail repose sur des règles communes, claires et respectées par l’ensemble de l’entreprise.
Les 10 règles d’or pour un télétravail réussi en entreprise
Règle n°1 : la communication et les échanges
Parce que l’ensemble de la société est impliqué, la première étape indispensable dans la mise en place du télétravail réside dans le recueil des besoins des salariés au travers de questionnaires, de réunions d’équipe ou lors de rencontres avec les représentants du personnel.
Vous vous apercevrez rapidement que certaines solutions émergent naturellement du terrain (venir 2 fois/semaine ou aménager son planning pour s’occuper d’un parent malade…), mais prenez le temps de recenser ces cas, puis, d’élargir le débat collectif afin d’identifier les intérêts de chacun, les motivations, les doutes et inquiétudes. Autant de réponse qui permettront de mettre en place le futur dispositif.
Astuce : la mise en place d’un groupe de travail peut favoriser l’implication et permettre la création d’une charte du télétravail, afin de définir les modalités et anticiper les éventuels problèmes liés au télétravail.
Règle n°2 : le cadrage du télétravail
La mise en place du télétravail soulève en effet de nombreuses questions auxquelles il va falloir répondre :
- Quel rythme de télétravail mettre en place ?
- Qui peut en bénéficier et sur quels critères de sélection ?
- Quels outils mettre en place pour favoriser le travail à distance et le travail collaboratif ?
- Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (domicile, centres d’affaires, espaces de coworking, tiers lieux…) ?
- Comment sera assurée la sécurité des données ?
- Comment suivre l’activité des salariés à distance ?
Astuce : pour bien poser les bases, on ne saurait que trop vous recommander la lecture du guide du télétravail publié par l’ANACT sur le sujet.
Règle n°3 : Le rôle essentiel du manager
La mise en place du télétravail est une opportunité pour faire évoluer les mentalités dans l’entreprise et envisager un management basé sur la confiance, plutôt que sur le contrôle.
Souvent, c’est une occasion pour les équipes de revoir l’organisation du travail, de limiter certains temps improductifs de réunion ou de transports et d’offrir davantage d’autonomie à chaque salarié pour mieux séquencer ses missions sur la semaine.
S’il reste des managers récalcitrants, proposez leur d’échanger avec leurs pairs pour qu’ils puissent s’inspirer d’autres équipes et voir les bénéfices. Proposez-leur également de mettre de la clarté dans le dispositif en abordant des points clés, par exemple :
- Quelles sont les plages horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe ?
- Quels sont les outils de suivi disponibles ?
- Quelle évaluation sera faite du dispositif de télétravail ?
Règle n°4 : le suivi et les points réguliers
Tout au long de la mise en place du télétravail, des points réguliers doivent permettre de résoudre les difficultés et affiner le dispositif, dans une logique d’amélioration continue. L’entreprise doit organiser le travail et s’assurer que tous ses salariés selon leur situation personnelle puissent avoir un équilibre vie professionnelle et vie personnelle.
Il est essentiel d’organiser des points physiques régulièrement pour garder le lien et la motivation du collaborateur.
Astuce : en parallèle, vous pouvez mettre en place des formations télétravail ou des temps de discussion pour assurer la réussite du télétravail.
Règle n°5 : la mise en place d’outils pour faciliter et organiser le télétravail
La montée en puissance des outils collaboratifs a rendu possible et elle a facilité le télétravail dans les organisations. La technique n’est parfois pas au rendez-vous, c’est pourquoi il est indispensable de s’interroger sur son équipement informatique ou de faire appel à votre service informatique pour entre autres répondre aux questions suivantes :
- Est-ce que vos équipements informatiques sont performants ?
- Sont-ils adaptés à un usage mobile ?
- Bénéficiez-vous d’un système de visioconférence efficace ?
- Tous les salariés sont-ils bien formés à leur utilisation ?
Il est également important de s’assurer que vos collaborateurs puissent être connectés à leur domicile et prêter attention à la qualité des connexions et du débit.
Astuce : de nombreux outils existent désormais pour simplifier la vie des collaborateurs et organiser sa journée de manière productive. La plupart sont même accessibles aux TPE avec des formules d’entrée gratuites, comme Trello, qui permet de créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable.
ADN SOFTWARE vous accompagne dans la mise en place d’outil de gestion favorisant l’accès aux données à n’importe quelle heure et n’importe quand, tout en vous garantissant une sécurité de celles-ci.
Règle n°6 : le lien avec les équipes pour rester en contact
Si la majorité des télétravailleurs sont satisfaits de leur nouveau mode de travail, l’isolement et la perte de l’esprit d’équipe arrivent en tête de leurs préoccupations. Pour répondre à ces problématiques, les entreprises ont la possibilité d’investir dans des espaces de coworking pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Bien que le télétravail forcé que nous avons connu pendant la crise ne s’apparente pas à un télétravail réalisé dans des conditions normales, il a permis de révéler certaines situations à prendre en compte pour éviter de les reproduire dans un contexte de télétravail plus “traditionnel”.
- 27 % des télétravailleurs déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé physique. 45% d’entre eux ont exprimé une dégradation de leurs postures de travail, 25% une dégradation de leurs pratiques alimentaires et enfin 33% une dégradation du sommeil.
- Côté mental, 31 % des salariés déclarent que le télétravail en période de confinement a eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % d’entre eux ont du mal à déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sont sentis « souvent stressés ».
Ces chiffres restent bien sûr à nuancer lorsqu’ils sont comparés à un télétravail dans une situation plus “normale” mais on retiendra que ces éléments restent des pistes à surveiller. L’éloignement du collaborateur du bureau, même à temps partiel, ne doit pas être synonyme de désintérêt pour son bien-être physique ou mental.
Règle n°7 : Un environnement de travail propice
L’entreprise doit être vigilante et maîtriser les risques du nouvel environnement occupé par son collaborateur : bureau inadapté, absence des outils informatiques nécessaires, contraintes psychosociales ou encore difficultés à gérer l’autonomie et l’organisation du temps.
Vous devez aussi vous assurer que l’espace choisi pour le télétravail soit convenable à la réalisation des missions et au bien-être du salarié. Préférez un lieu de travail réservé, de préférence isolé et confortable pour avoir tous les outils de travail sous la main et favoriser une organisation et une efficacité optimale. Informez-vous sur les bonnes pratiques à adopter pour éviter ces difficultés, car elles peuvent impacter la performance de l’activité et altérer la santé mentale ou physique des salariés.
Astuce : pour rompre l’isolement, le dialogue et la communication entre collègues sont indispensable à l’efficacité des salariés et à leur performance. Des points réguliers avec le manager ou les collègues restent nécessaires à la gestion quotidienne du travail. Pour cela il faut veiller à la mise à disposition des moyens : téléphone, visioconférence ou Skype, mais aussi mails, partage de documents ou tchats. L’employeur doit préalablement expliquer le mode d’utilisation de ces outils à travers notamment des guides ou des actions d’accompagnement.
Règle n°8 : Un planning à vraiment respecter
Organiser son travail d’une manière efficace se résume à trois actions : anticiper, prioriser et planifier. Pour ce faire l’élaboration d’un planning précis et visible vous permettra d’organiser les actions à mettre en place avec des horaires spécifiques.
Astuce : préserver le même rythme que celui pratiqué en entreprise, sans oublier la pause déjeuner ou café.
Règle n°9 : Un séquençage des tâches
Il permet de limiter le temps passé devant l’écran ou en posture assise. Lorsque votre outil de travail vous le permet, il est utile de renseigner votre statut : occupé, libre ou absent en cas de pause.
Règle n°10 : Organiser le temps connexe au travail
Quelques principes déterminants sont à appliquer sur le temps libre pour se déconnecter du travail.
- Distinguer sa vie privée de sa vie professionnelle
La vie personnelle ne doit pas empiéter sur le travail et à l’inverse le travail ne doit pas empêcher d’avoir une vie privée. C’est probablement la partie la plus délicate, au regard des sollicitations omniprésentes à toute heure, d’entreprise, sociales ou familiales. Un seul mot d’ordre : la rigueur ! Pour ce faire, la communication et l’application de ces règles doivent être immédiates et les faire respecter par tous.
- De l’activité physique !
Restez en télétravail régulièrement (outre la situation actuelle de confinement) ne veut pas dire être assigné à résidence 24/24. Il est essentiel de quitter son poste de travail pour avoir des activités extérieures (sport, marche…) afin de retrouver du temps pour soi.
Astuce : marcher pendant un appel téléphonique ou pendant un moment de réflexion.
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